BAZA WIEDZY

OGÓLNOPOLSKIEGO KONKURSU
Z PRZEDSIĘBIERCZOŚCI

Harmonogram projektu – Wykres Gantta

Projekt jest ciągiem połączonych działań. Struktura Podziału Pracy (WBS) określa, jakie działania muszą zostać wykonane, by cel został osiągnięty. Nie jest to jednak dobre narzędzie określające kolejność wykonywania poszczególnych działań. Zasoby zazwyczaj nie pozwalają na to, by wszystkie działania zawarte w WBS były realizowane równolegle. Dlatego też przed rozdzieleniem zadań pomiędzy członków zespołu projektowego, należy przekształcić Strukturę Podziału Pracy w harmonogram, który będzie jednocześnie uwzględniał istnienie relacji pomiędzy tymi zadaniami.

Zadanie może być względem innego zadania:

niezależne – można je wykonać niezależnie od siebie, równolegle

poprzedzające – od jego wykonania zależne jest inne zadanie

następujące – zadanie to można wykonać dopiero po zrealizowaniu innego (poprzedzającego) zadania

Do przygotowania harmonogramu uwzględniającego relacje stosuje się jedną z trzech metod: PERT, Metodę Ścieżki Krytycznej (CPM) lub Wykres Gantta.

Wykres Gantta

Został wymyślony przez Henry’ego Gantta w ostatnich latach XIX wieku dla amerykańskiej fabryki Bethlehem Steel. Składa się on z poziomych prostokątów, których szerokość odpowiada za długość trwania danej czynności. Wykres Gantta jest narzędziem zaprojektowanym do kontroli realizacji zadania. W trakcie realizacji projektu, pod prostokątem odpowiadającym za planowany czas trwania działania wstawia się również drugi prostokąt, który pokazuje faktyczny czas trwania tego działania. Jeżeli oba prostokąty są równe – działanie jest realizowane w terminie. Jeżeli natomiast prostokąt niżej staje się szerszy, projekt ma opóźnienie.

Ciekawostką jest, że takie samo narzędzie – niezależnie od Henry’ego Gantta, wymyślił polski teoretyk zarządzania – Karol Adamiecki.

Oto jak narysować wykres Gantta:

  1. Wypisz wszystkie czynności, które należy wykonać – najlepiej korzystając ze Struktury Podziału Prac (WBS).

  2. Nadaj poszczególnym czynnościom czas trwania.

  3. Jeżeli któraś czynność jest następująca, wpisz przy niej numer czynności poprzedzającej.

  4. Wprowadź rzeczywistą datę rozpoczęcia pierwszej czynności.

  5. Policz rzeczywistą datę zakończenia pierwszej czynności.

  6. Jeżeli zasoby i relacje pomiędzy czynnościami (następujące / poprzedzające) ci na to pozwalają, możesz równoległe z pierwszą czynnością rozpocząć inną.

  7. Wprowadź kolejne czynności do harmonogramu – musisz pamiętać o porządku czynności poprzedzających / następujących oraz o właściwym wykorzystaniu zasobów.

Przykład zbyt małych zasobów

Jeżeli w zespole jest tylko jeden informatyk, nie będzie można jednocześnie robić strony internetowej i aplikacji mobilnej, nawet, jeżeli są od siebie niezależne. Najpierw powinien stworzyć podstawową wersję (Minimum Valued Product) jednego, a potem drugiego.

Przykład relacji pomiędzy czynnościami

Nie możesz zrobić testów strony, jeżeli najpierw jej nie zrobiłeś. By zrobić testy, strona musi być przygotowana. Dlatego też testy strony są czynnością następującą, a przygotowanie strony czynnością poprzedzającą.

  • Zadania znajdujące się na ścieżce krytycznej wypełnia się kolorem lub cieniuje (rys. 1).
  • Zadania nieznajdujące się na ścieżce krytycznej pozostawia się puste (rys. 2).
  • Podsumowanie etapów zaznacza się kwadratem lub linią zakończoną ząbkami (rys. 3).
  • Punkty kontrolne (inaczej: Kamienie Milowe – Mile Stones) zaznacza się kwadratem obróconym o 45 stopni. Są one wstawiane na końcu istotnych etapów, np. pierwszy poziom ze struktury podziału pracy (rys. 4).

Wykres Gantta można przygotować na różne sposoby. Za pomocą specjalistycznego oprogramowania (np. MS Project), ale również w arkuszu kalkulacyjnym. Przykładową instrukcję możecie znaleźć tutaj: https://skuteczneraporty.pl/blog/wykres-gantta-w-excelu/. Ani Henry Gantt ani Karol Adamiecki nie korzystali z MS Project czy MS Excel. Dlatego też do stworzenia Wykresu Gantta można wykorzystać zwykłą kartkę papieru. Bardzo wygodne jest też wykorzystanie kartek samoprzylepnych.

Źródło: http://i0.wp.com/kitestring.org/wp-content/uploads/2015/05/gantt-4.jpg?resize=647%2C431

Źródło: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/thumb/c/c6/Gantt_przyklad_2.PNG/300px-Gantt_przyklad_2.PNG

 

 

Źródło:Harper-Smith P., Derry S., Zarządzanie projektami. Szybka droga do sukcesu, MT Biznes, Warszawa 2012 r.

Mingus N., Zarządzanie Projektami, One Press, Gliwice 2009 r.

Zgłoś się i wygraj NAJLEPSZE nagrody!

Dołącz do najlepszej w Polsce
organizacji młodych przedsiębiorców